Järjestelmä lisää lounasetuasi jokaisen kuun alussa, kuluvan kuukauden jäljellä olevien työpäivien mukaisesti (esim. 20 työpäivää). Päiväkohtainen summa on työnantajasi määrittämä, kuitenkin verottajan määrittämissä rajoissa, vuonna 2024 verottajan asettamat rajat lounasedulle ovat 8,50 - 13,50 euroa/työpäivä).
Epassiin on määritetty kalenterivuodelle lounasedun käyttökertojen maksimimäärä verottajan ohjeiden mukaisesti. Yleensä tämä määrä on koko vuoden laskennallisten työpäivien määrä vähennettynä viiden viikon loma-ajalla. Ellei työnantaja ole muusta jakotavasta sopinut, järjestelmä jakaa työntekijälle kunkin kuukauden 1. päivä kuluvan kuukauden työpäivien määrän ateriakertoja (esim. 20 kappaletta) niin pitkään, kunnes koko vuoden käyttökertojen maksimimäärä on saavutettu (2024 oletusarvoisesti 235 käyttökertaa). Edun käyttöä lomalla tai viikonloppuisin ei ole rajoitettu, mutta jokainen käyttökerta vähentää̈ kuitenkin koko vuoden ateriakertoja. Jos siis syöt jokaisena työpäivänä ja myös kesäloma-aikana, niin joulukuussa ateriakertoja on käytössä vähemmän kuin työpäiviä̈. Epassin sovellus näyttää jäljellä olevien käyttökertojen määrän. Tätä useampia kertoja et voi ateriaetua käyttää, vaikka lounassaldossasi rahaa vielä olisikin - näin on verottaja määrännyt. Työnantajallasi voi olla myös tästä poikkeava tapa jakaa lounasetua (esim.lounassaldo nollautuu joka kuukausi, lounasedun käyttökertojen määrä on poikkeava). Saat työnantajaltasi tarkemmat ohjeet edun jakautumiseen.
Maksat itse lounasedusta 75%, kuitenkin vähintään 8,50 euroa vuonna 2024. Tätä kutsutaan omavastuuosuudeksi. Loppuosa on työnantajan tarjoamaa verotonta etua sinulle. Omavastuuosuus joko maksetaan OmaRahalla, vähennetään palkastasi tai toteutetaan ns. palkan lisänä (työnantaja maksaa edun kokonaan ja lisää työntekijän palkkalaskelmaan työntekijän omavastuuosuuden - työntekijä maksaa tuosta osuudesta siis ansiotuloveron).Työnantaja valitsee omavastuuosuuden käsittelytavan. Omavastuuosuus maksetaan vain käytetystä lounasedusta.
Mikäli käytössänne on OmaRaha omavastuun maksuun, saat lounasetusi näkyviin lataamalla Epassi-tilillesi OmaRahaa omasta verkkopankistasi. Saldossasi näkyy kuinka paljon lounasetua sinulla on käytettävissä lataamallasi OmaRahan määrällä. Huomaathan, että OmaRaha-saldo voi olla suurempi kuin käytettävissä oleva lounassaldo, sillä käytettävissä oleva lounassaldo muodostuu aina yllämainitulla tavalla kuukauden työpäivien määrän mukaan. OmaRaha ei nollaudu koskaan eli pääset käyttämään sitä seuraavassa kuussa, kun ateriaetua jaetaan taas lisää.